Politique en matière de protection
des renseignements personnels

L’engagement de Letko, Brosseau & Associés Inc. (« LBA »)

La présente Politique en matière de protection des renseignements personnels concerne la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels en notre possession. Ces normes s’ajoutent aux obligations professionnelles de nos employés relatives à la confidentialité de tous les renseignements que nous recevons sur les clients conformément au code de déontologie de LBA.

La protection des renseignements personnels

LBA recueille, utilise et communique des renseignements personnels conformément aux lois applicables et aux dix principes autour desquels s’articule la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.

Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier.

1. Responsabilité

LBA est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et a nommé un responsable de la protection des renseignements personnels qui s’assure du respect de la présente politique en matière de protection des renseignements personnels.

Le responsable peut aussi, à l’occasion, désigner une ou plusieurs autres personnes de l’organisation pour agir en son nom. Voici les coordonnées pour joindre le responsable de la protection des renseignements personnels:

Daniel Brosseau
Letko, Brosseau & Associés Inc.
1800 Avenue McGill Collège, Bureau 2510
Montréal, QC H3A 3J6
[email protected]

LBA a mis en œuvre les politiques et pratiques internes suivantes qui donnent suite aux principes:

  • des procédures pour protéger les renseignements personnels ;
  • des procédures pour la réception et le traitement des plaintes et demandes ; et
  • la formation des employés et la communication aux employés d’information relative aux politiques et pratiques de LBA.

2. Détermination des fins de la collecte

LBA détermine, communique et documente les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci.

3. Consentement

LBA obtient le consentement éclairé de la personne concernée par la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels, sauf si la loi l’en dispense. Pour que le consentement soit valable, LBA s’assure que la personne est informée, de façon raisonnablement compréhensible, des fins auxquelles les renseignements sont utilisés ou communiqués.

La forme et le mode d’obtention d’un consentement peuvent varier d’un consentement écrit à un consentement tacite, selon les circonstances et la nature des renseignements recueillis. En déterminant la forme et le mode de consentement LBA tiendra compte de la sensibilité des renseignements recueillis ainsi que des attentes raisonnables de la personne.

Sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, les personnes peuvent retirer leur consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels par LBA en tout temps, en donnant un préavis raisonnable à LBA. LBA informera la personne des conséquences d’un tel retrait.

4. Limitation de la collecte

LBA ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour mener ses affaires commerciales et aux fins déterminées qui ont été divulguées au moment de leur collecte.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

LBA n’utilise ou ne communique des renseignements personnels à d’autres fins que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou si la loi ne l’exige.

LBA peut, de temps à autre, divulguer vos renseignements personnels à des tiers, tels que des mandataires ou fournisseurs de services qui effectuent des services spécialisés en notre nom. Lorsque LBA utilise de telles tierces parties, elle utilise des engagements contractuels ou autres mesures pour exiger que ces parties s’engagent à protéger les renseignements personnels dans la même mesure que LBA.

LBA conservera les renseignements personnels conformément à sa politique de rétention et, en tout état de cause, aussi longtemps que nécessaire compte tenu des buts pour lesquels ils ont été recueillis.

6. Exactitude

LBA veille à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Pour nous aider à tenir nos dossiers précis et complets, nous demandons aux clients de consentir à l’utilisation de leurs renseignements personnels dans notre formulaire d’information sur le compte et chaque mise à jour annuelle du formulaire d’information sur le compte. Les clients sont également invités à nous informer de tout changement, suppression ou correction à leurs renseignements personnels.

7. Mesures de sécurité

LBA prend des mesures raisonnables afin que soient protéger tous les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés, en appliquant des mesures de sécurité qui tiennent compte de la sensibilité de l’information.

Les méthodes de protection comprennent :

  • des mesures physiques (tiroirs verrouillés, accès restreints à nos bureaux et salle d’archives sécurisée) ;
  • des mesures organisationnelles (code de déontologie signé par tous les employés) ; et
  • des mesures technologiques (utilisation de mots de passe et cryptage).

8. Signalement des atteintes à la protection des données

Une atteinte à la protection des données est la perte, l’accès non autorisé ou la divulgation de renseignements personnels découlant d’une violation des mesures de sécurité d’une organisation. En cas d’une atteinte à la protection des données, LBA enquêtera et évaluera les conséquences de l’atteinte aux mesures de sécurité. LBA signalera l’atteinte à l’organisme de réglementation approprié et / ou notifiera les individus dont les renseignements personnels sont visés par l’atteinte si nous avons déterminé que l’atteinte présente un risque réel de préjudice grave, à moins que cette notification ne soit interdite par la loi. LBA prendra des mesures immédiates pour atténuer les risques associés à une atteinte à la protection des données ainsi que toutes les mesures nécessaires afin de prévenir de telles atteintes.

9. Transparence

LBA mettra à la disposition de ses clients des renseignements précis touchant ses directives et pratiques se rapportant à la gestion des renseignements personnels, lorsque demandé. Toutes les demandes concernant la présente politique en matière de protection des renseignements personnels doivent être acheminées au responsable de la protection des renseignements personnels.

10. Accès aux renseignements personnels

Sur demande, LBA informera une personne de l’existence de renseignements personnels la concernant et sur la façon dont ils ont été utilisés et communiqués. Sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi, elle pourra également avoir un accès raisonnable aux renseignements personnels la concernant, et a le droit de demander la suppression de ses renseignement personnels, ou de remettre en question l’exactitude ou l’intégralité de ses renseignements et, si démontrés comme étant inexacts, y faire apporter des corrections.

11. Possibilité de porter plainte pour non-respect

Toute personne peut présenter une plainte touchant notre protection des renseignements personnels en communiquant avec le responsable des renseignements personnels de LBA. LBA enquêtera sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, LBA prendra les mesures appropriées, y compris au besoin, la modification de ses politiques et de ses pratiques.

Si vous avez des questions relatives aux lois et règlements sur la protection des renseignements, veuillez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec ou le Bureau du commissaire à la protection à la vie privée du Canada aux coordonnées suivantes :

Commission d’accès à l’information

Québec
Bureau 2.36
525, boul. René-Lévesque Est
Québec, QC G1R 5S9
Téléphone : 418-528-7741
Télécopieur : 418-529-3102

Montréal
Bureau 18.200
500, boul. René-Lévesque Ouest
Montréal, QC H2Z 1W7
Téléphone : 514-873-4196
Télécopieur : 514-844-6170

Téléphone sans frais : 1-888-528-7741
Courrier électronique : [email protected]

 Commissariat à la protection à la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau, QC K1A 1H3
Téléphone : 819-994-5444
Télécopieur : 819-994-5424

Téléphone sans frais : 1-800-282-1376